Assistant administratif (H/F)

Descriptif du poste

Autorité publique indépendante avec 2 missions légales : l’information des consommateurs d’énergie et la résolution de leurs litiges. L’institution concourt au bon fonctionnement du marché de l’énergie et à l’amélioration des pratiques, en lien avec l’ensemble des acteurs du secteur, fournisseurs d’électricité, de gaz naturel et de GPL, gestionnaires de réseaux d’électricité et de gaz, pouvoirs publics…

Mission proposée :
Il recherche actuellement un(e) assistant(e) de médiation pour son service médiation.

Le poste est à pourvoir au sein du pôle d’appui à la médiation, chargé notamment du traitement de l’ensemble des contacts entrants de l’Institution (enregistrement des courriers et courriels, accueil téléphonique, etc.), de l’analyse de la recevabilité des demandes de médiation, du suivi des dossiers jusqu’à leur traitement par les pôles d’instruction (collecte des pièces nécessaires, gestion des appels, etc.), de la mise en forme et de l’envoi des solutions de médiation.
En tant qu'assistant(e) de médiation, vous jouez un rôle clé dans le traitement et le suivi des dossiers des consommateurs. Sous la supervision de votre cheffe de pôle, vos principales missions incluent :

Relations avec les consommateurs :

•Accueillir les consommateurs par téléphone et leur fournir des réponses claires concernant le traitement de leur dossier (pièces demandées, délais de traitement, etc.).
•Orienter les réclamants vers le chargé de mission en charge de leur dossier si nécessaire.

Gestion et suivi des dossiers :

•Enregistrer les nouvelles saisines et pièces complémentaires et assurer la traçabilité des contacts entrants et sortants (téléphone, courrier, e-mails) dans notre système d'information.
•Affecter les saisines aux analystes en charge de leur recevabilité.
•Maintenir à jour les dossiers en collaboration avec les analystes et les équipes d’instruction.
•Relecture et mise en forme des recommandations émises par le médiateur national de l’énergie.

Profil recherché :
Formation : Bac + 2 minimum.
Expérience : 1 à 3 années d’expérience acquise idéalement dans un service de relation clients.

Compétences :

o Excellente communication écrite et orale, bon niveau d’orthographe.
o Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…).
o Organisation, rigueur et respect des délais.
o Polyvalence, réactivité et capacité à travailler en équipe.

Vous savez conduire une relation téléphonique de manière professionnelle avec le public des réclamant. Votre mission consiste à assurer, tout au long du processus de médiation un appui opérationnel dédié à l’instruction des dossiers.
Vous êtes également reconnu(e) pour votre sens du service, votre écoute attentive et votre diplomatie. Votre réactivité et votre capacité à gérer des situations parfois sensibles seront des atouts précieux.

Compétence(s) recherchée(s)